So beherrschst du deinen E-Mail Posteingang und arbeitest produktiver

Freude und Frust: Der E-Mail PosteingangDie E-Mail ist eine fantastische Erfindung, die uns auf einfache Art und Weise miteinander kommunizieren lässt. Jedoch ist meine Beziehung zu dem elektronischen Brief eher zweigeteilt. Bist Du auch manchmal genervt oder überwältigt von den Massen an neuen Nachrichten?

Jeden Tag werden hunderte Millionen E-Mails versendet, wobei fast 90% als Spam gilt. Heutzutage kommen zu den klassischen E-Mails noch Posteingänge auf Facebook, Twitter und LinkedIn hinzu. Das Lesen vieler Mails ist oft reine Zeitverschwendung, andere können wiederum von höchster Wichtigkeit sein. Es gilt also, diese bestmöglich zu trennen und trotz weniger Zeitaufwand, keine entscheidenden E-Mails unbeantwortet zu lassen.

Das tägliche Öffnen des Posteingangs hat eigentlich nur ein Ziel: diesen schnellstmöglich zu leeren. Nicht immer eine angenehme Aufgabe und vor allem sehr zeitintensiv. Es gibt jedoch Tipps und Tools, mit denen diese Arbeit produktiver und mit weniger Frustration erledigt werden kann.

Inspiriert wurde ich zu diesem Artikel von Michael Hyatt’s Podcast “This is your Life”. Ein großartiger, englischsprachiger Podcast, der unbedingt zu empfehlen ist. Aufbauend auf diesen Ausführungen, möchte ich dir 10 Tipps geben, mit denen du die Oberhand über deinen E-Mail Posteingang zurückgewinnst und in der Folge produktiver arbeitest.

Tipp #1: Täglich den Posteingang leeren

Das bedeutet nicht, dass alle E-Mails beantwortet, sondern verarbeitet werden sollten. Bevor ich abends meinen Laptop zuklappe, versuche ich keine ungeöffneten Nachrichten mehr im Posteingang zu haben. Das gibt mir nicht nur ein gutes Gefühl, sondern sorgt auch dafür, dass ich mit den eingehenden E-Mails Schritt halte. Wenn die Anzahl der ungelesenen Nachrichten ansteigt, erhöht sich auch die Frustration beim nächsten Blick in den Posteingang.

Tipp #2: Feste Zeiten für E-Mails einplanen

Dieser Schritt ist absolut notwendig, um produktiver am Computer zu arbeiten. Du solltest es unbedingt vermeiden, alle 5 Minuten nach neuen Mails zu schauen und dadurch andere Arbeiten zu unterbrechen. Lege dich auf 3-4 Zeiten pro Tag fest, an denen du neue E-Mails liest. Ich öffne meinen Posteingang als erste Amtshandlung am Morgen und bevor ich den Computer ausmache. Dazwischen schaue ich selten öfter als ein- bis zweimal in den Posteingang. Diese Routine sorgt schon ganz alleine für ein höhere Produktivität.

Tipp #3: Benachrichtigungen abstellen

E-Mail PosteingangBlinkt auf deinem Bildschirm bei jeder empfangenen E-Mail ein kleines Fenster auf? Nichts ist unproduktiver als zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu springen. Auch wenn das “schnelle Checken der E-Mails” nicht viel Zeit in Anspruch nimmt, lenkt es von der momentanen Aufgabe ab. Danach dauert es einige Zeit, um sich wieder in das vorherige Thema hineinzudenken. Ich würde dir dringend dazu raten, diese Benachrichtigungen zu deaktivieren und bestenfalls E-Mails nur noch manuell abzurufen.

Tipp #4: Fange mit den neusten E-Mails an 

Du solltest die Nachrichten in umgekehrter Reihenfolge bearbeiten. Einige Probleme lösen sich mit neueren E-Mails vielleicht von selbst. Eine Frage von Kollegen oder eine Beschwerde von Kunden hat sich durch eine später folgende E-Mail der gleichen Person möglicherweise schon in Luft aufgelöst.

Tipp #5: Jede Nachricht nur einmal lesen und sofort handeln

Wenn die E-Mails gelesen werden, dann gibt es drei Möglichkeiten, was damit geschieht: Beantworten, Ablegen, Löschen. Ja, es ist so einfach! Ganz im Sinne von David Allen’s 2-Minuten-Regel sollte alles, was nicht länger dauert als 2 Minuten, sofort erledigt werden. 

E-Mails die nicht sofort beantwortet bzw. bearbeitet werden können, sollten aus dem Posteingang in einen separaten Ordner verschoben werden. Anstatt viele verschiedene Ordner für die Ablage anzulegen, sollte es allerdings nur einen Ordner mit abzuarbeitenden E-Mails geben. Jedes E-Mail-Programm hat eine Suchfunktionen, die dich alle benötigten E-Mails finden lassen. Es ist also nicht nötig, Zeit mit dem Anlegen komplizierter Ablagesysteme zu verschwenden.

Viele mögen dies noch nicht wissen, aber E-Mails können auch gelöscht werden. Warum sollten unwichtige Nachrichten aufgehoben werden und den Posteingang vollmüllen. Der Schlüssel beim Lesen der E-Mails ist es, schnell zu entscheiden, was mit der jeweiligen E-Mail geschehen soll. Es sollte dein Ziel sein, keine E-Mail mehrfach zu lesen, sondern entschieden zu handeln.

So beherrschst du deinen E-Mail Posteingang

Tipp #6: Tastenkürzel lernen

Auch wenn der Wechsel von der Maus zur Tastatur nur Bruchteile von Sekunden dauert, kannst du mit Tastaturkürzeln über die Dauer wertvolle Zeit sparen. Achte einfach mal darauf, wie oft deine Hände in einer Stunde wechseln und rechne diese Zeit auf einen Tag, eine Woche oder einen Monat hoch.

Es gibt Trainingsprogramme für Tastaturkürzel, die sich nicht nur für E-Mails, sondern für alle Anwendungen auf deinem Computer eignen. Die kleinen Apps zeigen auf Tastendruck alle vorhanden Kürzel des geöffneten Programms. Damit wird das Lernen zum Kinderspiel. Für den Mac gibt es ein Programm das sich Keycue nennt. Eine Alternative für Windows ist KeyRocket, welches ich allerdings selbst noch nicht ausprobiert habe.

Tipp #7: E-Mail Regeln benutzen

In jedem E-Mail-Programm können Regeln für eingehende Nachrichten erstellt werden. Diese Automatisierung kann dir so einige Arbeit abnehmen und die E-Mails für dich vorsortieren. Zum Beispiel kannst du alle Mails, in denen du nur im Cc bist, in einen separaten Ordner senden. Auch Newsletter kannst du automatisch in einen anderen Ordner verschieben lassen, der nicht täglich bearbeitet werden muss, da die Priorität weitaus niedriger ist.

Tipp #8: Anzahl der E-Mail Adressen reduzieren

Zu viele E-Mail Adressen?

Zu viele E-Mail Adressen? Vielleicht ist es an der Zeit sich von einigen zu trennen.

Wie viele E-Mail-Adressen hast du? Ich hatte im letzten Jahr um die 30 verschiedenen E-Mails, die ich alle in meinem Posteingang empfangen habe. Das ist erstens sinnlos und zweitens geht der Überblick komplett verloren. Auch wenn es kostenlos ist neue E-Mail-Adressen zu erstellen, hilft es nicht dies wahllos auszunutzen. 

Es macht zwar durchaus Sinn verschiedene E-Mail-Adressen zu besitzen, jedoch sollten diese bewusst gewählt werden. Ich habe derzeit eine private E-Mail Adresse, die ich nur wenigen Personen anvertraue. Weiterhin habe ich jeweils eine öffentliche Adresse für zwei meiner Blogs. Für Newsletter, Anmeldungen in Online-Portalen und ähnlichem habe ich eine weitere E-Mail Adresse, die ich maximal einmal am Tag abrufe.

Tipp #9: Vorlagen für Antworten anlegen

E-Mail Programme geben dir die Möglichkeit, Signaturen anzulegen. Dies kannst du wunderbar nutzen, um Vorlagen für oft gebrauchte Textbausteine zu erstellen. Im Bestfall kannst du mit einem Klick ganze E-Mails mit einer Standardvorlage beantworten.

Neben den Signaturen gibt es noch eine elegantere Lösung: sogenannte Text Expander. Mit diesen Anwendungen kannst du Vorlagen erstellen, die nach der Eingabe eines selbstgewählten Tastenkürzels, den benötigten Text systemweit einfügen. Für Mac Nutzer ist der TextExpander ein großartiges Tool und Windows Nutzer können ein ähnliches Programm nutzen, das sich PhraseExpress nennt.

Tipp #10: Anzahl und Länge der E-Mails einschränken

Eine Grundregel: Umso mehr E-Mails du verschickst, desto mehr E-Mails wirst du bekommen und umso länger diese sind, desto länger werden die Antworten. Versuche nur wirklich wichtige Nachrichten zu beantworten und halte dich dabei kurz. Es spart dir und dem Empfänger Zeit, wenn die Mail nur das Wesentliche enthält.

Weiterhin kannst du die Anzahl deiner empfangenen E-Mails einschränken, indem du Newsletter abbestellst. Wenn du diese über einen längeren Zeitraum nicht liest, dann macht es auch keinen Sinn diese weiter zu erhalten.

Mit diesen 10 Tipps kannst du hoffentlich etwas Zeit beim Bearbeiten deiner E-Mails sparen. Oft verbringen wir viel mehr Zeit im E-Mail Posteingang, als wir uns bewusst sind. Zudem ist diese Zeit meist nicht besonders produktiv und lenkt nur von wesentlichen Aufgaben ab. Deshalb, nur vereinzelt den Posteingang öffnen und dann entschieden handeln.

Hast du weitere Tipps für zur Zeitersparnis beim Abarbeiten der E-Mails? Oder hast du Anregungen zu dem, was du gelesen hast? In jedem Fall würde ich mich über einen Kommentar freuen. Ich wünsche alles Gute und produktives Arbeiten.

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  • sauter 21. Juni 2015

    Hatte einen “Fremdeingriff” und sollte deshalb meine Emailanschrift ändern. Seitdem bekomme ich weiter Post und ich kann nicht antworten,da ich keine Post rausschicken kann.Kann das Problem nicht endlich mal behoben werden? Es fehlt einfach die Spalte “POSTAUSGANG” . Danke!