Mit der Mailboxapp besser und schneller E-Mails organisieren

Einfache Sortierung von E-Mails

Wie viel Zeit verbringst du damit, E-Mails zu lesen, zu organisieren und zu beantworten? Wahrscheinlich mehr als dir lieb ist. Ich habe mich noch vor einigen Jahren über neue E-Mails in meinem Postfach gefreut, heute ist es eher ein notwendiges Übel.

Zwar ist die E-Mail zweifelsfrei das am häufigsten genutzte Medium zur schriftlichen Kommunikation und aus unserem Leben nicht mehr wegzudenken, jedoch verschwendet es auch oft einen Großteil unserer produktiven Zeit.

In einem früheren Post habe ich bereits 10 Tipps für den produktiveren Umgang mit E-Mails gegeben. Zusätzlich zu diesen Produktivitätstipps benutze ich seit einiger Zeit eine kostenlose App, die meinen Frust mit E-Mails deutlich reduziert.

Das großartige kleine Werkzeug für E-Mails von dem ich spreche ist die Mailboxapp. Leider ist die App bisher nur für iPhone und iPad erhältlich, jedoch kann die genutzte Struktur zur Organisation von Mails auch auf andere Software angewendet werden.

Warum ich mich in die Mailboxapp verliebt habe

Ich muss gestehen, dass ich den Nutzen der App nicht von Beginn an deutlich gesehen habe. Nachdem ich diese vor ca. einem halben Jahr das erste Mal ausprobiert habe, blieb es auch beim Ausprobieren. Erst eine Promotion von Dropbox für 1GB freien Speicherplatz nach der Verknüpfung des Speicherdienstes mit der Mailboxapp, hat mich zur erneuten Installation bewegt.

Seit über 2 Monaten nutze ich die Mailboxapp täglich auf meinem iPhone und bin absolut begeistert. Was habe ich also beim ersten Test nicht verstanden? Die folgenden Vorteile:

  • Ständige Live Synchronisation der E-Mails im Hintergrund: das Mailprogramm auf meinem Laptop zeigt keine neuen E-Mails mehr an. In kleinen Pausen zwischen meiner Arbeit schaue ich auf mein Handy und bin dadurch weniger abgelenkt. E-Mails sehe ich nur, wenn ich es will!
  • Anlegen von individuellen Ordnern für die Organisation von Mails: Ablegen von Flug- oder Hotelbuchungen oder interessanten Newslettern in separaten Ordnern, auf die dann bei Bedarf schnell zugegriffen werden kann.
  • Zeitliche Planung von “zu erledigenden” E-Mails: die Vorausplanung von E-Mails, die eine Aktion erfordern. Anstatt diese einfach nach Prioritäten oder ToDos zu sortieren, erscheinen sie genau zum richtigen Termin wieder im Posteingang.
  • Verfügbarkeit nur für Gmail-Adressen: was mich am Anfang abgeschreckt hat, ist eigentlich kein großes Problem. Selbst wenn du E-Mail-Adressen außerhalb von Googles Service hast, kannst du dir einfach eine Gmail Adresse zulegen und alle E-Mails deiner anderen Konten darüber abrufen

Aber alle diese Dinge kann ich doch mit einer anderen E-Mail-Software auch machen? Ja, das mag stimmen, aber mit der Mailboxapp geht es garantiert einfacher, schneller und in einem freundlicheren Interface.

So schöpfst du das volle Potential der Mailboxapp aus

Die Besonderheit dieser App ist die intuitive Benutzeroberfläche, die eine super schnelle Organisation von E-Mails zulässt. Mit einer Bewegung kannst du E-Mails entweder als gelesen markieren, löschen, sie in eine Liste verschieben oder für einen bestimmten Termin markieren.

Zeitliche Planung mit der Mailboxapp

Besonders das “Aufschieben” auf einen späteren Zeitpunkt hilft bei der Verwaltung von E-Mails, die eine Aktion benötigen. Anstatt diese Mail immer wieder anzuschauen, ohne diese zu beantworten bzw. zu handeln, wird sie auf Wiedervorlage gelegt und erscheint dann zum festgelegten Termin erneut im Posteingang. 

Je nachdem welches E-Mail-Programm du auf deinem Desktop Computer verwendest, kannst du dieses in Einklang mit der Mailboxapp bringen. Lege einfach einen Ordner “ToDo” an und erstelle eine neue Regel in der E-Mail-Software: “Verschiebe alle E-Mails, die in der Mailboxapp als “Later” markiert sind, in diesen Ordner”.

Genauso verfährst du mit anderen Ordnern, die du in der Mailboxapp angelegt hast. Für mich sind das “Buchungen” und “Später lesen”. Somit habe ich auf meinem Desktop PC genau die gleiche Organisation wie in der Mailboxapp. Das ermöglicht es mir, meine E-Mails über die App auf dem Handy zu filtern und wichtige E-Mails den entsprechenden Ordnern bzw. Zeiten zuzuweisen und zum gegebenen Zeitpunkt zu bearbeiten.

Für mich hat die Verwendung der Mailboxapp den ganz klaren Vorteil, dass ich bei der Arbeit am Laptop nicht mehr abgelenkt bin. Stattdessen nutze ich das Verfahren des “Batch Processing” und schaue alle 2-3 Stunden nach neuen E-Mails auf meinem iPhone. Diese kann ich dank der App in Sekundenschnelle filtern und für die spätere Bearbeitung organisieren.

Zusatz-Tipp: Nervige Newsletter abbestellen

Um die Anzahl von ungewollten E-Mails zu reduzieren, ist das Tool von Unroll.me hervorragend. Die Anmeldung ist mit Google oder Yahoo Konten möglich und dauert nur wenige Sekunden. Danach siehst du im Überblick, bei welchen Newslettern du angemeldet bist. Mit einem Klick kannst du dich von allen ungewollten E-Mails abmelden. Du wirst dich wundern, wie viel weniger voll dein Posteingang in den nächsten Tagen sein wird 😉

Hast du die Mailboxapp schon ausprobiert? Wenn ja, dann würde mich interessieren, wie du deine E-Mails damit organisierst und die App zu deinen Gunsten nutzt? Wenn du die App noch nicht getestet hast, dann kann ich es dir nur wärmstens empfehlen.

Images: Mailboxapp.com

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  • Tobi 14. November 2013

    Das hört sich gut an.
    Kennst du vielleicht eine gute
    vergleichbare App für Android?